Для мелких компаний аренда офиса в Москве относится к самым значительным статьям расходной части бюджета. Однако на Западе уже давно поняли, что нет никакой объективной необходимости тратить огромные деньги за квадратные метры офисной площади. Существуют и другие, менее затратные и более современные, но не менее рациональные способы организовать работу офиса своей фирмы. При этом персоналу станет не менее, а в ряде случаев более удобно.

А нужен ли офис от собственника?

Наши европейские соседи уже давно не обращают внимание на размеры и шик офисов компаний. В Европе репутация бренда измеряется несколько другими категориями. Во всяком случае, пустить пыль в глаза партнерам по бизнесу с помощью престижного офиса, вряд ли получится. Для Европы – это не показатель надежности и уровня ведения дел. Для европейских бизнесменов куда важнее качество товаров и услуг, обязательность в исполнении договоров, отношение к клиентам, гибкость во взаимоотношениях с поставщиками, потребителями и всеми остальными партнерами.

Недавний мировой финансовый кризис побудил европейский бизнес к еще большей экономии. Вместе с тем пересматриваются такие критерии оценки компаний, как имидж (который – все) и престижность. Русская привычка принимать по одежке часто выходит нам боком. Не для кого больше не секрет, в коробочке дивной красоты часто бывает упакован негодный товар.

Ваш мобильный офис

Аренда офиса от собственника - более выгодна, чем через посредника, однако и это не способно принести сколь-нибудь значительной экономии. Более радикальные варианты без ущерба качеству работы компании могут быстро дать заметную экономию на арендных платежах.

Мобильный офис – то, что отлично подойдет для небольших компаний. Это простой и недорогой способ организации работы. Для этого потребуется постоянный небольшой офис, как рабочее место руководителя компании и секретаря, если в нем есть необходимость. Совсем обойтись без офиса не получится, так как по закону в учредительных документах надо указывать юридический адрес фирмы, в противном случае ее не зарегистрируют. Из этого офиса Вы будете руководить сотрудниками, здесь же – проводить деловые переговоры, еженедельные планерки с персоналом, принимать отчеты о работе и т.д.

В задачу секретаря будет входить переадресация на мобильные номера сотрудников компании поступающих звонков. В этом случае работа менеджеров должна быть организована так, чтобы они встречались с клиентами на выезде или, иначе говоря, - на их территории. Практика продаж товаров и услуг давно доказала, что если менеджер идет к потенциальному покупателю, а не ждет его у себя в офисе (так можно и не дождаться) эффект всегда достигается больший. Для эффективной и оперативной работы (составить договор, выписать счет и т.д.) необходимо обеспечить сотрудников ноутбуками и автомобилями.

Кстати, для постановки задач сотрудникам и заслушивания отчетов можно проводить и online конференции. Использование skype для этого – идеально. Всей текущей и оперативной рабочей и справочной информацией можно обмениваться по e-mail – ведь живем мы в конце-концов в ХХI веке, который дает нам великолепные коммуникационные возможности. Сотрудники скорее всего будут довольны такой организацией труда, потому что для них она несет очевидные положительные моменты. Главный из них – они сами планируют свой рабочий день, результативность которого отражается на их зарплате.

Ваш виртуальный офис

Потребует совсем незначительных затрат: на покупку компьютера и создание web-сайта Вашей фирмы. В этом случае очень важно оснастить сайт системой обратной связи надежной и функциональной, потому что посредством этой связи клиенты будут оформлять заказы на продукты и услуги Вашей компании. На сайте можно консультировать клиентов, да и просто поддерживать двухстороннюю связь. По электронной почте Вы сможете заключать договоры с партнерами, а по программе обмена сообщениями skype – обсуждать в режиме реального времени детали сделок и т.д. Чтобы Ваш виртуальный офис был абсолютно современным и технологичным, предложите партнерам и клиентам для взаимных расчетов пользоваться электронными системами платежей.

Примером виртуальных офисов могут служить интернет-магазины, многие из которых работают довольно успешно. Виртуальные офисы удобны для компаний IT, студий web-дизайна и др. видов бизнеса.

Сегодня для эффективного управления компанией совершенно не обязательны прямые контакты с контрагентами.

Статьи